Una empresa envía a un trabajador a visitar un cliente situado a 120 kilómetros.
Utiliza su propio coche.
Paga gasolina.
Aparca.
Come fuera.
Y vuelve a casa esa misma tarde.
La empresa quiere compensarle todos esos gastos.
La pregunta parece sencilla:
¿Cuánto puede pagarle sin que esas cantidades se conviertan en salario sujeto a IRPF?
En 2026 sigue existiendo un régimen específico para las dietas y asignaciones de viaje que permite excluir determinadas cantidades de tributación cuando realmente compensan gastos generados por desplazamientos laborales.
Pero no basta con llamar al concepto “dieta” en la nómina.
Hay que cumplir condiciones concretas sobre:
- Motivo del desplazamiento.
- Lugar.
- Kilómetros.
- Pernocta.
- Justificación.
- Cantidades abonadas.
Y aquí aparece una de las reglas más conocidas: 0,26 euros por kilómetro recorrido cuando el trabajador utiliza su propio vehículo y se cumplen los requisitos correspondientes. A ello pueden añadirse los gastos de peaje y aparcamiento debidamente justificados.
Pero el kilometraje es solamente una parte del sistema.
Qué son fiscalmente las dietas
Las dietas no son una forma alternativa de pagar salario.
Son cantidades que la empresa entrega al trabajador para compensarle determinados gastos que ha tenido que soportar como consecuencia de su trabajo.
Por ejemplo:
- Desplazamiento.
- Manutención.
- Hotel.
- Peajes.
- Aparcamiento.
Cuando se cumplen los requisitos legales, esas cantidades pueden quedar exceptuadas de gravamen.
Por tanto, el trabajador las recibe sin que se integren como un rendimiento ordinario del trabajo sometido a IRPF.
El primer requisito: tiene que existir un desplazamiento laboral
No basta con que el trabajador utilice un coche.
Debe desplazarse desde su centro habitual de trabajo para realizar su actividad en otro lugar.
Ejemplo
Un trabajador tiene su centro de trabajo en Don Benito.
La empresa le envía a visitar un cliente en Cáceres.
Existe un desplazamiento motivado por el trabajo.
Otro ejemplo
El trabajador conduce todos los días desde su domicilio hasta la oficina habitual.
Ese recorrido no se convierte automáticamente en kilometraje exento.
El régimen de locomoción se refiere a desplazamientos realizados para trabajar en un lugar diferente del centro habitual.
0,26 euros por kilómetro
Cuando el trabajador utiliza su vehículo particular, la cantidad exceptuada de gravamen puede calcularse a razón de:
0,26 euros por kilómetro recorrido.
Además pueden añadirse:
- Peajes justificados.
- Aparcamientos justificados.
Ejemplo
Un trabajador realiza un desplazamiento profesional de ida y vuelta de 300 kilómetros.
300 × 0,26 = 78 euros.
Además:
Peaje: 12 euros.
Aparcamiento: 8 euros.
La empresa podría compensar:
78 + 12 + 8 = 98 euros
bajo este régimen, siempre que se acrediten correctamente el desplazamiento y los gastos correspondientes.
No necesitamos tickets de gasolina para calcular los 0,26 euros
Esta es una diferencia importante.
Cuando utilizamos el sistema por kilometraje, la cantidad se calcula en función de los kilómetros recorridos.
No necesitamos demostrar que esos 300 kilómetros consumieron exactamente 35,42 euros de combustible.
Lo que sí debemos demostrar es que el desplazamiento existió.
Quién debe demostrar el desplazamiento
La Agencia Tributaria recuerda que corresponde al empleador acreditar:
- Día.
- Lugar.
- Motivo del desplazamiento.
Es decir, no basta con entregar al trabajador una hoja que diga:
“Kilometraje: 350 euros”.
La empresa debería poder reconstruir por qué se pagó esa cantidad.
Cómo documentarlo bien
No existe un único formulario obligatorio.
Pero una hoja de gastos bien preparada puede recoger:
- Nombre del trabajador.
- Fecha.
- Lugar de origen.
- Destino.
- Cliente o motivo.
- Kilómetros.
- Peajes.
- Aparcamientos.
- Firma o validación interna.
Y conviene que la información coincida con otros documentos:
- Agenda.
- Correos.
- Partes de trabajo.
- CRM.
- Presupuestos.
- Visitas comerciales.
Transporte público
Cuando el trabajador utiliza transporte público, no aplicamos la tarifa de 0,26 euros.
Puede quedar exceptuado el importe efectivamente satisfecho que se justifique mediante factura o documento equivalente.
Por ejemplo:
Billete de tren: 72 euros.
La empresa puede reembolsar esos 72 euros si se cumplen los demás requisitos.
Y ahora las comidas
Aquí cambia el sistema.
Las dietas de manutención tienen límites diarios.
Si el desplazamiento se produce en España y no existe pernocta, la cantidad máxima exceptuada de gravamen por manutención es:
26,67 euros diarios.
Si el desplazamiento es al extranjero:
48,08 euros diarios.
Cuando existe pernocta en un municipio distinto del lugar habitual de trabajo y residencia, los límites de manutención aumentan a:
53,34 euros diarios en España.
91,35 euros diarios en el extranjero.
Ejemplo sin pernocta
Trabajador desplazado de Badajoz a Sevilla.
Sale por la mañana.
Come allí.
Regresa esa misma noche.
La empresa le abona 26,67 euros por manutención.
Si se cumplen los requisitos, esta cantidad puede quedar exceptuada de gravamen.
¿Y si la comida cuesta 40 euros?
La empresa puede decidir pagarla.
Pero la parte que exceda del límite fiscal puede tener un tratamiento diferente.
No debemos confundir:
lo que la empresa quiere pagar
con:
lo que puede quedar exento para el trabajador.
Cuando existe pernocta
Imaginemos que el trabajador permanece dos días fuera y duerme en un hotel.
En España puede aplicarse el límite de manutención de 53,34 euros diarios cuando concurren las condiciones correspondientes.
El hotel funciona de otra manera.
Gastos de estancia
Con carácter general, los gastos de estancia pueden quedar exceptuados por el importe que se justifique.
Ejemplo
Hotel:
125 euros.
Factura a nombre correspondiente y desplazamiento debidamente acreditado.
No existe un límite general de 53,34 euros para el hotel.
Ese importe corresponde a manutención.
El alojamiento se analiza por su coste justificado.
Municipio diferente
Para aplicar determinados importes de manutención con pernocta, debe tratarse de un municipio diferente:
- Del centro de trabajo habitual.
- Y de la residencia del trabajador.
Este detalle es importante.
No basta con dormir fuera de casa por cualquier motivo.
Desplazamientos muy prolongados
El régimen tampoco está pensado para convertir en dieta exenta una asignación permanente.
Cuando el desplazamiento y permanencia se prolongan durante más de nueve meses de forma continuada, las reglas cambian y las cantidades pueden dejar de quedar exceptuadas de gravamen.
A estos efectos, determinados periodos como vacaciones o enfermedad no interrumpen necesariamente el cómputo.
Dieta no significa nómina paralela
Un problema frecuente aparece cuando una empresa paga todos los meses:
500 euros de “dietas”.
Exactamente la misma cantidad.
Aunque el trabajador no realice siempre los mismos desplazamientos.
Eso puede despertar dudas.
Las dietas deberían responder a gastos o desplazamientos reales.
No deberían utilizarse simplemente para reducir artificialmente el salario sujeto a cotización e IRPF.
Qué ocurre con la Seguridad Social
El tratamiento de las cantidades abonadas por desplazamientos también debe analizarse desde el punto de vista de cotización.
No debemos asumir automáticamente que todo concepto exento de IRPF se gestiona sin revisar el resto de obligaciones laborales y de Seguridad Social.
La nómina debe reflejar correctamente la naturaleza de cada cantidad.
Kilometraje usando coche de empresa
Si el vehículo pertenece a la empresa, el trabajador no está soportando el coste de utilizar su propio coche.
Por tanto, no tendría sentido compensarle automáticamente 0,26 euros por kilómetro como si estuviera utilizando un vehículo particular.
Otra cosa son:
- Peajes.
- Aparcamientos.
- Otros gastos que haya adelantado.
Multas
Una sanción de tráfico no se transforma en dieta.
Aunque la infracción se produzca durante un desplazamiento profesional, la multa tiene una naturaleza distinta.
Trabajadores comerciales
Las empresas con personal comercial deberían ser especialmente cuidadosas.
Cuando existen decenas de desplazamientos mensuales conviene implantar un sistema sencillo pero consistente.
Por ejemplo:
Una liquidación mensual de kilometraje.
Con:
- Fecha.
- Cliente.
- Localidad.
- Kilómetros.
- Gastos adicionales.
No necesitamos convertirlo en burocracia excesiva.
Pero sí necesitamos trazabilidad.
¿Y un autónomo puede pagarse 0,26 euros por kilómetro?
Aquí aparece otra confusión frecuente.
El régimen de 0,26 euros por kilómetro está diseñado para cantidades satisfechas por la empresa a trabajadores en determinados desplazamientos.
Un autónomo que trabaja por cuenta propia no puede tratarse sin más como su propio empleado y contabilizar automáticamente 0,26 euros por cada kilómetro que conduce.
Para el autónomo persona física, la deducibilidad de los gastos del vehículo depende de las reglas de afectación a la actividad que correspondan.
Es otro análisis.
Autónomos y gastos de manutención
Sí existe, en cambio, una regulación específica que permite a empresarios y profesionales deducir determinados gastos propios de manutención.
Deben cumplirse, entre otras, estas condiciones:
- Estar relacionados con la actividad.
- Realizarse en establecimientos de restauración u hostelería.
- Pagarse mediante un medio electrónico.
- No superar los límites reglamentarios.
Los límites son los mismos importes generales:
España sin pernocta: 26,67 euros.
Extranjero sin pernocta: 48,08 euros.
España con pernocta: 53,34 euros.
Extranjero con pernocta: 91,35 euros.
Esto no significa que cualquier comida del autónomo sea deducible
Comer todos los días cerca del despacho no convierte automáticamente el restaurante en gasto de actividad.
Debe existir relación con el desarrollo profesional y cumplirse las condiciones.
¿Tiene que pagar con tarjeta?
Para los gastos de manutención del propio autónomo, la norma exige que el pago se realice utilizando medios electrónicos.
Por ejemplo:
- Tarjeta.
- Pago móvil.
- Otros medios electrónicos admitidos.
Pagar en efectivo puede hacer perder la deducción aunque tengamos factura.
Qué debería tener una política de viajes de empresa
Una empresa con varios trabajadores puede ahorrarse muchos problemas creando un documento sencillo.
Por ejemplo:
Desplazamientos
0,26 €/km cuando se utilice vehículo particular.
Aparcamientos y peajes
Contra justificante.
Transporte público
Coste justificado.
Comidas
Hasta los límites fiscales correspondientes.
Hotel
Importe justificado y autorizado.
Procedimiento
Hoja mensual de gastos con fecha, motivo y destino.
Esto permite que todos sepan de antemano qué pueden reclamar.
Errores frecuentes
Pagar siempre una cantidad fija como dieta
Puede parecer salario encubierto.
No indicar dónde se desplazó el trabajador
Complica enormemente la defensa.
Aplicar 0,26 euros para ir de casa al trabajo
No es la finalidad de esta regla.
Confundir manutención y hotel
Tienen límites diferentes.
Creer que 53,34 euros es el máximo del alojamiento
No.
Es el límite de manutención en determinadas situaciones con pernocta.
Pagar kilometraje por coche de empresa
Hay que analizar qué gasto real soportó el trabajador.
Conclusión
Las dietas y asignaciones de viaje pueden permitir que una empresa compense determinados gastos del trabajador sin que esas cantidades se conviertan automáticamente en salario sometido a IRPF.
En 2026, para desplazamientos en vehículo particular, la referencia continúa siendo 0,26 euros por kilómetro, más peajes y aparcamientos justificados.
Para manutención, los límites generales son:
- 26,67 euros en España sin pernocta.
- 48,08 euros en extranjero sin pernocta.
- 53,34 euros en España con pernocta.
- 91,35 euros en extranjero con pernocta.
Pero la cantidad es solo una parte.
También debemos acreditar:
quién se desplazó, cuándo, dónde y por qué.
Porque escribir “dietas” en una nómina no convierte una cantidad en dieta.
Lo hace la realidad del desplazamiento y la documentación que permite demostrarlo.
