Una empresa emite una factura de 12.100 euros.
10.000 euros de base.
2.100 euros de IVA.
El cliente no paga.
Pero cuando llega la declaración trimestral, la empresa tiene que ingresar esos 2.100 euros a Hacienda aunque todavía no los haya cobrado.
Meses después seguimos sin recibir el dinero.
Resultado:
No solo tenemos un cliente moroso.
También hemos financiado con nuestro propio dinero el IVA de una venta que nunca cobramos.
La normativa permite corregir esta situación mediante la modificación de la base imponible del IVA cuando el crédito cumple los requisitos para considerarse incobrable.
Pero existe una condición fundamental:
hay que actuar dentro de los plazos.
No podemos esperar indefinidamente y pedir la devolución cuando nos acordemos.
Hacienda no devuelve automáticamente el IVA de una factura impagada
Este es el primer punto que debemos entender.
El impago no produce por sí mismo la recuperación del impuesto.
La empresa tiene que iniciar un procedimiento.
Eso exige:
- Esperar el plazo legal correspondiente.
- Reclamar el cobro.
- Emitir factura rectificativa.
- Comunicar la modificación a Hacienda.
- Reflejarla correctamente en el IVA.
Si omitimos alguno de esos pasos podemos perder la posibilidad de recuperar la cuota.
Cuándo se considera incobrable un crédito
Con carácter general, debe haber transcurrido un año desde el devengo del IVA sin haber cobrado la totalidad o parte de la factura.
Pero existe una regla especialmente importante para las pymes.
Cuando el empresario o profesional no supera un volumen de operaciones de 6.010.121,04 euros en el año anterior, puede optar por esperar:
seis meses
o
un año.
Esto da más flexibilidad a muchas pequeñas empresas.
Ejemplo
Factura emitida:
10 de enero.
Empresa acreedora considerada pyme a estos efectos.
No se cobra.
Podemos estudiar la modificación una vez transcurridos seis meses si optamos por ese plazo.
No necesariamente tenemos que esperar un año completo.
Operaciones a plazos
Si la operación tiene un precio aplazado, el cómputo tiene particularidades.
Los plazos se relacionan con el vencimiento de las cantidades impagadas conforme a las reglas establecidas.
Por eso una venta financiada durante varios años no debe tratarse igual que una factura ordinaria con vencimiento a 30 días.
La deuda tiene que estar registrada
La situación de impago debe quedar reflejada correctamente en los libros registro del IVA.
No podemos intentar recuperar una cuota correspondiente a una operación que nunca fue facturada o contabilizada correctamente.
La lógica del procedimiento es:
Primero declaramos la operación.
Después, ante el impago y cumpliendo las condiciones, corregimos la base imponible.
Clientes particulares
La recuperación también puede plantearse cuando el destinatario no actúa como empresario o profesional.
Pero la normativa establece condiciones adicionales.
Actualmente, para determinados créditos frente a particulares, la base imponible de la operación —sin IVA— debe superar los 50 euros.
Tenemos que reclamar el cobro
Otro requisito esencial:
No basta con dejar pasar el tiempo.
La empresa tiene que haber intentado cobrar.
La normativa permite acreditar esa reclamación mediante:
- Reclamación judicial.
- Requerimiento notarial.
- O cualquier otro medio que acredite fehacientemente que se reclamó el pago al deudor.
Esta última opción ha ampliado las posibilidades prácticas.
Qué significa reclamación fehaciente
Necesitamos poder acreditar:
- Qué se reclamó.
- A quién.
- Cuándo.
- Qué deuda.
- Y que la reclamación se realizó de manera que pueda demostrarse.
Un simple correo electrónico puede generar problemas si no podemos acreditar correctamente su recepción y contenido.
Por eso conviene utilizar medios que permitan demostrar la reclamación.
No hace falta demandar siempre
Este es un cambio importante respecto de la idea que todavía tienen muchos empresarios.
No necesariamente debemos iniciar un juicio para poder recuperar el IVA.
Podemos utilizar otros medios fehacientes admitidos por la normativa.
Esto puede reducir tiempo y coste en facturas de cuantía limitada.
Después necesitamos una factura rectificativa
Cuando se cumplen las condiciones, debemos emitir una factura rectificativa.
La finalidad es modificar la base imponible y la cuota de IVA que originalmente repercutimos al cliente.
La factura debe:
- Identificar la factura original.
- Indicar que es rectificativa.
- Reflejar el motivo.
- Rectificar base y cuota.
- Remitirse al destinatario.
Además tenemos que poder acreditar que se envió.
El plazo para rectificar es fundamental
Una vez que el crédito cumple las condiciones para considerarse incobrable, la factura rectificativa debe expedirse dentro del plazo aplicable.
La información actual de la Agencia Tributaria establece un plazo de seis meses para efectuar la modificación mediante la correspondiente factura rectificativa.
Por eso el calendario debe controlarse.
Ejemplo
La empresa opta por considerar incobrable una factura cuando han transcurrido seis meses.
A partir de ese momento no podemos dejar el expediente olvidado durante dos años.
Existe una ventana concreta para realizar la modificación.
Después hay que comunicarlo a Hacienda
Emitir la factura rectificativa tampoco termina el procedimiento.
El acreedor debe comunicar electrónicamente la modificación a la Agencia Tributaria.
El plazo es de un mes desde la fecha de expedición de la factura rectificativa.
Actualmente esta gestión se canaliza mediante el procedimiento electrónico correspondiente, incluido el modelo habilitado para la comunicación.
Documentación
Con carácter previo o junto con la gestión correspondiente debemos poder aportar documentación como:
- Factura rectificativa.
- Documento que acredita la reclamación del cobro.
- Otra documentación exigible según el caso.
Volvamos al ejemplo inicial
Factura:
Base: 10.000 euros.
IVA: 2.100 euros.
Total: 12.100 euros.
El cliente no paga.
La empresa ya ingresó 2.100 euros en Hacienda.
Cuando cumple correctamente el procedimiento de crédito incobrable, puede reducir la base imponible y recuperar fiscalmente esa cuota de IVA.
Esto no significa que renuncie a cobrar los 12.100 euros.
La deuda civil o mercantil sigue existiendo.
Estamos corrigiendo el tratamiento del IVA ante el impago.
Recuperar IVA no significa perdonar la deuda
Este punto es importante.
La factura rectificativa utilizada para modificar la base imponible no significa necesariamente decirle al cliente:
“Ya no me debes nada.”
Seguimos pudiendo reclamar el crédito.
Una cosa es:
IVA repercutido
y otra:
derecho a cobrar al cliente.
¿Qué ocurre si el cliente paga después?
Puede producirse una nueva consecuencia fiscal.
Dependiendo de las circunstancias concretas y de quién sea el destinatario, debemos analizar si corresponde volver a modificar la base imponible.
Por eso conviene comunicar cualquier cobro posterior a la asesoría.
Clientes en concurso
Cuando el cliente entra en concurso existe un régimen específico.
No debemos aplicar automáticamente los plazos ordinarios de crédito incobrable.
La declaración de concurso abre una vía propia para modificar la base imponible, con plazos especialmente estrictos.
Si recibimos una notificación de concurso de un cliente, debemos revisarla inmediatamente.
No la guardemos para final de trimestre
Puede existir un plazo que esté corriendo desde la publicación o desde la situación concursal correspondiente.
Perderlo puede costar el IVA.
Créditos garantizados
No todos los créditos pueden modificarse de la misma manera.
Existen restricciones cuando el crédito está:
- Garantizado con garantía real, respecto de la parte garantizada.
- Afianzado por determinadas entidades.
- Cubierto por seguro de crédito o caución, respecto de la parte cubierta.
Entidades vinculadas
También existen limitaciones para créditos entre personas o entidades vinculadas en los términos de la Ley del IVA.
No podemos utilizar automáticamente el sistema ordinario de incobrables en operaciones entre determinadas partes vinculadas.
Clientes extranjeros
La localización del destinatario también puede afectar al procedimiento.
Antes de emitir la rectificativa debemos comprobar dónde está establecido el cliente y qué regla resulta aplicable.
El error de esperar demasiado
Este es probablemente el más habitual.
Empresa:
“Todavía creo que me pagará.”
Pasan seis meses.
Luego nueve.
Luego un año.
Luego dieciocho meses.
Finalmente pregunta:
“¿Podemos recuperar el IVA?”
Puede ser demasiado tarde dependiendo del calendario concreto.
Por eso una buena gestión de cobros debería incluir también un calendario fiscal de impagados.
El departamento comercial y la asesoría tienen que hablar
La asesoría no puede recuperar un IVA que no sabe que está impagado.
Muchas veces contabilidad ve la factura emitida, pero desconoce que comercial lleva ocho meses intentando cobrarla.
Conviene establecer alertas.
Por ejemplo:
90 días vencida.
180 días vencida.
Cliente en concurso.
Reclamación enviada.
Así se reduce el riesgo de perder plazos.
¿Podemos recuperar solo una parte?
Sí.
Los créditos pueden ser total o parcialmente incobrables.
Ejemplo
Factura:
12.100 euros.
Cliente paga:
6.050 euros.
Quedan pendientes:
6.050 euros.
La modificación puede estudiarse respecto de la parte impagada, cumpliendo los requisitos correspondientes.
El modelo 303
La rectificación se traslada finalmente a la autoliquidación de IVA conforme a las reglas aplicables.
No debemos simplemente restar los 2.100 euros en cualquier trimestre.
La operación debe registrarse en el periodo correcto y de la forma correspondiente.
¿Y el gasto por deterioro del crédito?
Además del IVA puede existir un análisis distinto en el Impuesto sobre Sociedades respecto del deterioro del crédito por insolvencia del deudor.
Pero son dos cuestiones separadas.
Que podamos recuperar el IVA no significa automáticamente que podamos deducir contablemente toda la pérdida en ese mismo momento.
Cada impuesto tiene sus requisitos.
Error frecuente: creer que si no cobro no pago IVA
En el régimen general, el IVA normalmente se devenga aunque el cliente no haya pagado.
Error frecuente: esperar años
La recuperación tiene ventanas temporales.
Error frecuente: emitir una factura de abono sin más
Tiene que existir causa y seguirse el procedimiento adecuado.
Error frecuente: no reclamar al deudor
La reclamación del cobro es uno de los requisitos.
Error frecuente: recuperar el IVA y olvidar seguir reclamando la deuda
Una cosa no elimina la otra.
Error frecuente: enterarse tarde del concurso
Puede hacer perder el plazo especial.
Cómo organizar los impagados
Una empresa debería disponer como mínimo de un listado con:
- Cliente.
- Factura.
- Fecha.
- Vencimiento.
- Base.
- IVA.
- Cantidad pendiente.
- Fecha de reclamación.
- Plazo de seis meses.
- Plazo de un año.
- Estado.
Puede ser una simple hoja de cálculo.
Lo importante es que el impago deje de depender de la memoria.
Cuando un cliente no paga, el problema no termina en la deuda comercial.
Podemos haber ingresado a Hacienda un IVA que nunca hemos cobrado.
La normativa permite recuperar ese impuesto, pero debemos cumplir condiciones y plazos concretos.
Para muchas pymes, el crédito puede considerarse incobrable tras seis meses o, si lo prefieren, esperar al plazo general de un año, siempre que concurran los demás requisitos.
Después debemos:
reclamar el cobro, emitir factura rectificativa, enviarla al cliente y comunicar la modificación a Hacienda dentro del plazo correspondiente.
La factura impagada no debería guardarse simplemente en una carpeta llamada “morosos”.
También tiene un reloj fiscal.
Y cuando ese reloj se agota, recuperar el IVA puede dejar de ser posible.
