Una comida con un cliente.
Una botella de vino por Navidad.
Entradas para un evento.
Un regalo después de cerrar un contrato.
Un viaje comercial.
Todo puede tener sentido empresarial.
Pero eso no significa que Hacienda permita deducirlo de la misma manera.
Uno de los errores más frecuentes consiste en analizar estos gastos como si el Impuesto sobre Sociedades y el IVA fueran exactamente iguales.
No lo son.
La Ley del Impuesto sobre Sociedades admite determinados gastos por atenciones a clientes y proveedores, pero establece un límite específico del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del periodo. En IVA, por el contrario, la normativa contiene restricciones mucho más severas para bienes y servicios destinados precisamente a atenciones a clientes.
El resultado es que una misma comida o regalo puede tener un tratamiento diferente en cada impuesto.
El primer error: pensar que todo regalo es una liberalidad
El Impuesto sobre Sociedades establece que los donativos y liberalidades no son fiscalmente deducibles.
Pero la propia ley excluye de ese concepto determinados gastos realizados por la empresa.
Entre ellos:
- Atenciones a clientes o proveedores.
- Gastos realizados conforme a usos y costumbres respecto del personal.
- Gastos para promocionar ventas.
- Gastos correlacionados con los ingresos.
Por tanto, invitar a un cliente a comer no se convierte automáticamente en una liberalidad no deducible.
El límite del 1 %
La Ley del Impuesto sobre Sociedades establece expresamente que los gastos por atenciones a clientes o proveedores son deducibles con el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del periodo impositivo.
Ejemplo
Una empresa factura:
500.000 euros.
El 1 % son:
5.000 euros.
Si durante el año realiza 3.200 euros en gastos que realmente tienen la consideración de atenciones a clientes, estarán dentro del límite cuantitativo.
Si realiza 9.000 euros, el exceso sobre 5.000 necesitará un análisis distinto y no resultará deducible bajo esta categoría.
El límite no convierte automáticamente el gasto en correcto
Gastar menos del 1 % no basta.
Todavía debemos acreditar que el gasto:
- Es real.
- Está contabilizado.
- Tiene justificación documental.
- Tiene relación con la actividad.
- Responde realmente a una atención comercial.
No podemos convertir un gasto personal en empresarial simplemente porque todavía tengamos “margen” dentro del 1 %.
Qué es el importe neto de la cifra de negocios
No debemos confundirlo con el beneficio.
La referencia es la cifra de negocios.
Por tanto, una empresa puede tener:
1.000.000 de euros de ventas.
100.000 euros de beneficio.
Su límite del 1 % se calcula sobre la cifra de negocios, no sobre esos 100.000 euros de resultado.
Comidas con clientes
Las comidas comerciales suelen generar muchas dudas.
Para defenderlas conviene poder acreditar:
- Quién asistió.
- Qué relación tiene con la empresa.
- Motivo de la reunión.
- Fecha.
- Factura.
- Medio de pago.
- Relación con una negociación, proyecto o actividad comercial.
Una factura de restaurante aislada no explica por sí sola por qué ese gasto pertenece a la empresa.
Mejor prueba
Agenda.
Correo con el cliente.
Reunión.
Presupuesto.
Proyecto.
Factura completa.
Cuanta más coherencia exista, más defendible será el gasto.
¿Y el IVA de esa comida?
Aquí debemos separar el análisis.
La Ley del IVA establece restricciones para alimentos, bebidas y para bienes o servicios destinados a atenciones a clientes. También prevé una regla específica para servicios de hostelería y restauración cuando su importe tenga la consideración de gasto fiscalmente deducible en IRPF o Impuesto sobre Sociedades.
Eso significa que la deducibilidad de IVA debe analizarse con especial cuidado según la naturaleza concreta del gasto.
No debemos asumir:
“Si me lo deduzco en Sociedades, también me deduzco automáticamente el IVA.”
Regalos a clientes
Aquí la posición es todavía más restrictiva.
La Agencia Tributaria indica expresamente que el IVA soportado por la adquisición de obsequios destinados a clientes no resulta deducible.
Ejemplo
Compramos 30 botellas de vino para regalar a clientes importantes.
Coste sin IVA:
1.500 euros.
Desde la perspectiva del Impuesto sobre Sociedades, podría tratarse de una atención a clientes sometida al límite del 1 %.
Pero el IVA soportado en esos regalos no se convierte automáticamente en deducible.
La propia AEAT utiliza como ejemplo la compra de bienes destinados a regalar a clientes y considera no deducibles las cuotas soportadas.
Objetos publicitarios de escaso valor
La Ley del IVA establece una excepción para determinadas muestras gratuitas y objetos publicitarios de escaso valor.
Esto es importante para elementos como:
- Bolígrafos.
- Calendarios.
- Merchandising.
- Material promocional.
Pero deben cumplir las condiciones legales para ser considerados verdaderos objetos publicitarios de escaso valor.
No basta con poner nuestro logo a un regalo caro.
Una cesta de Navidad no es lo mismo que un regalo a un cliente
El Impuesto sobre Sociedades diferencia también los gastos respecto del personal de la empresa realizados conforme a usos y costumbres.
Una cesta de Navidad entregada tradicionalmente a empleados puede tener un tratamiento distinto de un regalo comercial.
Sin embargo, en IVA, la Agencia Tributaria incluye expresamente las cestas de Navidad para empleados entre los ejemplos de bienes o servicios destinados a atenciones cuya cuota soportada no resulta deducible.
De nuevo:
una cosa es el gasto y otra el IVA.
Gastos promocionales
No todos los objetos que entregamos gratuitamente deben calificarse como atención a clientes.
Una campaña promocional puede tener otra finalidad:
promocionar directamente ventas.
Por ejemplo:
- Muestras gratuitas.
- Producto promocional.
- Material publicitario.
- Sorteos comerciales.
- Acciones de lanzamiento.
La naturaleza real del gasto importa.
El concepto de la factura también cuenta
Facturas como:
“Servicios varios.”
“Comida.”
“Regalo.”
aportan muy poca información.
Conviene que la documentación interna nos permita reconstruir la operación.
No se trata de exigir al restaurante que escriba en la factura “reunión con cliente X”.
Podemos guardar de forma complementaria:
- Agenda.
- CRM.
- Email.
- Invitación.
- Presupuesto relacionado.
Pago con tarjeta empresarial
No convierte el gasto en deducible.
Pero ayuda.
Un pago desde una cuenta empresarial permite acreditar trazabilidad.
Especialmente cuando existe:
- Factura completa.
- Nombre del cliente.
- Motivo.
- Fecha.
- Proyecto relacionado.
Qué ocurre con viajes comerciales
Los servicios de desplazamiento, viajes, hostelería y restauración tienen reglas específicas en IVA. La Ley permite superar determinadas restricciones cuando el correspondiente gasto es fiscalmente deducible en IRPF o Sociedades, pero siguen siendo necesarias las condiciones generales del derecho a deducir.
Por eso debemos poder demostrar que el viaje fue empresarial.
Un billete de avión no demuestra por sí solo que viajamos por negocio.
Feria profesional
La situación es más clara cuando existe documentación como:
- Entrada.
- Inscripción.
- Stand.
- Agenda de reuniones.
- Hotel.
- Transporte.
- Emails.
Todo forma una historia coherente.
Invitaciones de alto importe
Cuanto más extraordinario sea el gasto, mayor será la necesidad de justificarlo.
Una comida de 80 euros con un cliente habitual tiene una lógica.
Una estancia de lujo de varios miles de euros exige una explicación mucho más sólida.
La empresa debe ser capaz de demostrar la relación económica.
Factura simplificada
Para determinadas deducciones, especialmente en IVA, disponer de una factura correctamente emitida es esencial.
Un simple recibo de tarjeta bancaria no sustituye la documentación fiscal.
Conviene solicitar factura completa cuando proceda.
El 1 % no afecta a todos los gastos comerciales
Esto también es importante.
No todo gasto destinado a vender es automáticamente una “atención a clientes”.
Un anuncio.
Una campaña.
Una feria.
Una promoción.
Una muestra.
Una acción comercial.
pueden responder a otras categorías.
El límite del 1 % se aplica específicamente a las atenciones a clientes o proveedores.
Por eso clasificar correctamente el gasto es tan importante como contabilizarlo.
Ejemplo completo
Empresa con cifra de negocios:
800.000 euros.
Límite de atenciones:
8.000 euros.
Durante el año:
Comidas con clientes: 4.000.
Regalos: 2.000.
Total:
6.000.
Desde la perspectiva del límite cuantitativo de Sociedades, estamos dentro.
Pero después habrá que analizar individualmente:
- Justificación.
- Naturaleza.
- Facturas.
- IVA.
El hecho de estar por debajo de 8.000 euros no resuelve automáticamente todo.
Errores frecuentes
Deducir todo porque hay factura
La factura es necesaria, pero no suficiente.
Pensar que el IVA sigue las mismas reglas
No.
Superar el 1 % sin darse cuenta
Especialmente en empresas que hacen regalos frecuentes.
Mezclar gastos personales
Una comida familiar no se convierte en reunión empresarial porque la paguemos con la tarjeta de la sociedad.
No documentar a quién se invitó
Años después es difícil reconstruirlo.
Confundir marketing con atención
Deben clasificarse correctamente.
Cómo organizar estos gastos
Conviene crear una política interna sencilla.
Por ejemplo:
“Gastos de cliente”.
Y documentar:
Fecha.
Cliente.
Empresa.
Motivo.
Importe.
Proyecto.
Factura.
Así, al final del año podremos:
- Revisar el total.
- Aplicar el límite.
- Separar IVA.
- Defender el gasto.
Conclusión
Las comidas, regalos y atenciones a clientes pueden ser fiscalmente deducibles en el Impuesto sobre Sociedades cuando cumplen los requisitos generales y respetan el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios.
Pero el IVA funciona de otra manera.
La normativa excluye expresamente de la deducción determinadas cuotas asociadas a bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, y la AEAT confirma que el IVA de regalos para clientes no es deducible.
Por eso no debemos hacer una sola pregunta:
“¿Me puedo deducir esta comida?”
Debemos hacer dos:
¿Es gasto deducible?
Y:
¿Es deducible el IVA?
Porque la respuesta puede ser diferente.
