En algunos casos, no es el proveedor quien emite la factura, sino el propio comprador o un tercero autorizado. Esta práctica, conocida como autofactura o facturación por terceros, está regulada por el Reglamento de Facturación y puede utilizarse legalmente bajo ciertas condiciones.
En este artículo te explicamos cuándo está permitido que el comprador o un tercero emita una factura en nombre del proveedor, qué requisitos deben cumplirse, y qué consecuencias tiene hacerlo sin ajustarse a la normativa.
¿Qué es la autofactura y cuándo es legal?
La autofactura consiste en que el comprador de un bien o servicio emite la factura en nombre del proveedor. Aunque a simple vista puede parecer una práctica irregular, la legislación española la permite en circunstancias muy concretas y con ciertos controles administrativos.
Casos comunes de autofactura
- En el sector agrícola o ganadero, donde el comprador centraliza la gestión administrativa.
- En acuerdos de representación o intermediación comercial.
- En operaciones intracomunitarias o con inversión del sujeto pasivo.
- En reventas de productos donde el margen de beneficio ya está pactado.
Requisitos legales para emitir la factura por el proveedor
Para que la autofactura sea válida ante Hacienda, se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Acuerdo previo por escrito entre las partes: El proveedor debe autorizar expresamente al comprador para emitir la factura en su nombre.
- Aprobación del contenido por el proveedor: El proveedor debe revisar y validar el contenido de la factura emitida por el comprador, garantizando su exactitud.
- Referencia explícita en la factura: Debe incluirse una mención como «Factura emitida por el destinatario en nombre del proveedor».
- Registro en la contabilidad del proveedor: La factura debe incorporarse a los libros contables del proveedor, no solo del comprador.
- Sin alteración del IVA: El tratamiento fiscal del IVA no se ve afectado, pero debe aplicarse correctamente según el régimen correspondiente.
¿Qué ocurre si un tercero expide la factura?
Otra posibilidad contemplada en la normativa es que un tercero actúe como emisor de la factura, por cuenta del proveedor. Esto puede ocurrir, por ejemplo:
- Cuando se contrata un servicio de facturación externo.
- En grupos empresariales con centralización de la facturación.
- Cuando una asesoría contable se encarga de generar las facturas de sus clientes.
En este caso, se mantienen las mismas obligaciones legales: el proveedor sigue siendo el responsable último ante Hacienda.
Riesgos y sanciones por facturar incorrectamente
Emitir facturas sin cumplir los requisitos legales puede conllevar consecuencias graves:
- Multas por infracciones formales, desde 150 € por factura incorrecta.
- Rechazo de la deducción del IVA por parte de la Agencia Tributaria.
- Responsabilidad solidaria si se detecta fraude o evasión de impuestos.
- Problemas contables en caso de inspecciones o auditorías.
Por eso, si vas a utilizar este sistema, es fundamental contar con el asesoramiento de expertos en fiscalidad y llevar un control estricto de los acuerdos y documentación.
Cómo implementar la autofactura o facturación por terceros de forma segura
Si en tu empresa consideras útil este sistema, ten en cuenta lo siguiente:
- Redacta contratos claros que especifiquen la delegación de emisión de facturas.
- Usa herramientas digitales que permitan compartir documentos y aprobaciones.
- Lleva una trazabilidad documental que pueda auditarse fácilmente.
- Verifica que todas las facturas cumplen con los requisitos del artículo 5 del Reglamento de Facturación.
La emisión de facturas por el comprador o un tercero está permitida por la ley española, siempre que se sigan las normas establecidas. Este sistema puede agilizar procesos, facilitar la gestión contable y adaptarse a modelos de negocio modernos. Sin embargo, debe utilizarse con responsabilidad y total transparencia para evitar problemas legales o fiscales.
