La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya tiene un calendario mucho más claro.
Durante años, la Ley Crea y Crece estableció la obligación, pero faltaba el desarrollo técnico necesario para saber cómo funcionaría realmente el sistema y, sobre todo, cuándo empezaría a exigirse.
Ese desarrollo llegó primero con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que diseñó el sistema español de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Y el paso definitivo se produjo con la Orden HAC/1028/2026, publicada el 5 de octubre de 2026 y en vigor desde el 6 de octubre, que regula técnicamente la solución pública de facturación electrónica y activa el cómputo de los plazos legales.
A partir de ahí, el calendario es:
- 6 de octubre de 2027 para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior.
- 6 de octubre de 2028 para el resto de empresarios y profesionales.
Para muchas pymes y autónomos puede parecer todavía lejano.
Pero la adaptación no consiste simplemente en cambiar un PDF por otro archivo.
La nueva factura electrónica modifica la forma de emitir, transmitir, recibir y controlar facturas entre empresas. Además, obliga a informar sobre determinados estados de la factura y sobre su pago.
Por eso conviene empezar a prepararse antes de que llegue la fecha límite.
Qué es exactamente la factura electrónica obligatoria
Una factura electrónica no es simplemente una factura enviada por email.
Tampoco es un PDF.
El Real Decreto 238/2026 define la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales como aquella que se expide, transmite y recibe en formato electrónico estructurado y cumple las características técnicas previstas por la normativa.
La palabra importante es “estructurado”
Un PDF puede leerse visualmente, pero normalmente no contiene una estructura de datos que permita a dos sistemas intercambiar automáticamente la información.
La nueva factura electrónica utilizará formatos estructurados.
El Real Decreto admite, entre otros:
- UBL.
- Facturae.
- CII.
- EDIFACT.
Esto permite que el programa del emisor y el del receptor puedan entender los mismos datos sin necesidad de introducirlos manualmente.
Por qué se implanta este sistema
La finalidad no es únicamente digitalizar la facturación.
Uno de los objetivos principales es luchar contra la morosidad comercial.
El nuevo sistema permitirá conocer:
- Cuándo se emite una factura.
- Cuándo se recibe.
- Si se acepta o rechaza.
- Cuándo se paga.
- Cuánto tiempo transcurre hasta el pago.
Eso facilitará el seguimiento de los plazos reales de pago entre empresas.
La Agencia Tributaria podrá remitir información agregada al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada para analizar el cumplimiento de esos plazos.
A quién afecta
La obligación afecta fundamentalmente a operaciones entre empresarios y profesionales cuando el destinatario esté establecido en España.
El Real Decreto incorpora al Reglamento de facturación la obligación de utilizar factura electrónica cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional con sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España en los términos previstos legalmente.
Esto significa que el núcleo del sistema son las operaciones B2B.
Ejemplos
Una asesoría factura a una empresa.
Un diseñador autónomo factura a una sociedad.
Un proveedor industrial factura a otro fabricante.
Una empresa de mantenimiento factura a una pyme.
Una agencia factura a un cliente profesional.
Todas estas operaciones pueden quedar dentro del nuevo sistema cuando se cumplan los requisitos.
Qué operaciones quedan fuera
No todas las facturas estarán sometidas automáticamente a esta obligación.
El Real Decreto exceptúa, con carácter general, las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas, salvo determinadas facturas simplificadas cualificadas previstas por la normativa.
Además, pueden existir otras exclusiones específicas establecidas posteriormente por orden ministerial para determinados sectores.
Facturas a particulares
La obligación general de la Ley Crea y Crece se centra en operaciones entre empresarios y profesionales.
Por tanto, no debemos confundir esta factura electrónica B2B con la facturación habitual a consumidores finales.
Cuándo empieza para empresas de más de 8 millones
La Orden HAC/1028/2026 entró en vigor el 6 de octubre de 2026.
Desde esa fecha empieza a contarse el plazo establecido por el Real Decreto.
Para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros durante el año natural anterior, la obligación se aplicará transcurridos doce meses.
Por tanto, la fecha es:
6 de octubre de 2027.
Cuándo empieza para pymes y autónomos
Para el resto de empresarios y profesionales, el plazo es de veinticuatro meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial.
La fecha correspondiente será:
6 de octubre de 2028.
Esta será la fecha especialmente relevante para la mayoría de pequeñas empresas y autónomos.
El PDF deja de ser suficiente
Esta es probablemente la idea más importante para explicar el cambio.
Muchas empresas consideran que ya utilizan factura electrónica porque generan un PDF y lo envían por email.
Pero la futura obligación exige una factura estructurada.
Un PDF puede acompañar a la factura en algunos periodos transitorios o utilizarse como representación legible, pero no sustituye por sí solo al formato electrónico estructurado exigido por el sistema.
Habrá una solución pública gratuita
No será obligatorio contratar una plataforma privada.
El sistema español estará formado por:
- Plataformas privadas de intercambio.
- Solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Tributaria.
- O una combinación de ambas.
Además, el acceso y utilización de la solución pública tendrán carácter gratuito.
Qué ocurre si no elegimos una plataforma privada
Cuando empresario y proveedor no hayan pactado expresamente recibir las facturas a través de una plataforma privada, se entenderá que se utiliza la solución pública.
Esto es especialmente relevante para autónomos y pequeñas empresas con un volumen reducido de facturas.
La Agencia Tributaria desarrollará además un formulario gratuito
El Real Decreto prevé una aplicación o formulario gratuito que permitirá generar facturas electrónicas y gestionar determinadas comunicaciones sobre sus estados y pagos.
Esto puede facilitar la adaptación de negocios pequeños que no necesiten un ERP o software de facturación complejo.
Qué ocurre si usamos un programa privado
Las empresas podrán seguir utilizando plataformas privadas.
Pero esos sistemas tendrán que cumplir requisitos técnicos de interoperabilidad.
Una de las piezas fundamentales del sistema es precisamente evitar que un proveedor y su cliente tengan que utilizar la misma plataforma.
Las plataformas privadas deberán poder interconectarse y transformar determinados formatos para garantizar el intercambio de facturas.
Todas las facturas tendrán identificación única
El nuevo sistema exige que cada factura electrónica incluya un código único formado mediante determinados datos de la propia factura, entre ellos:
- NIF del emisor.
- Número y serie.
- Fecha de expedición.
Esto mejora la trazabilidad y reduce duplicidades o confusiones.
Ya no solo importa emitir la factura
Otra de las novedades más importantes es que habrá que comunicar información sobre el estado de las facturas.
El destinatario deberá informar, entre otros aspectos, sobre:
- Aceptación o rechazo comercial.
- Fecha de aceptación o rechazo.
- Pago efectivo completo.
- Fecha efectiva de pago.
También podrán comunicarse voluntariamente:
- Aceptación parcial.
- Rechazo parcial.
- Pago parcial.
- Cesión de la factura a un tercero.
Cuatro días para comunicar determinados estados
La información sobre los estados de la factura deberá comunicarse en un máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produce el estado correspondiente.
Por ejemplo, cuando una factura se rechace comercialmente, esa información deberá transmitirse dentro del plazo previsto.
También habrá que comunicar cuándo se paga
El pago efectivo completo de la factura debe comunicarse a la solución pública de facturación electrónica.
El destinatario dispone también de un máximo de cuatro días naturales desde la fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.
Además, deberá informarse de la fecha de vencimiento del plazo de pago.
Por qué este cambio es importante
Actualmente muchas empresas pueden emitir una factura y perder visibilidad sobre lo que ocurre después.
Con el nuevo sistema, la factura tendrá un ciclo mucho más trazable:
Emisión → recepción → aceptación → vencimiento → pago.
Qué fecha se considera pago
La normativa establece referencias bastante concretas.
La fecha efectiva será aquella en la que el proveedor cobra realmente.
Puede ser:
- Fecha del pago en efectivo.
- Fecha de adeudo en la cuenta del ordenante en una transferencia.
- Fecha en que se acuerda una compensación de obligaciones.
Un mecanismo financiero que permita anticipar el cobro no convierte necesariamente esa fecha en la fecha de pago comercial a estos efectos.
Empresas grandes tendrán un periodo transitorio adicional
Las empresas con volumen de operaciones superior a 8 millones tendrán que acompañar durante los primeros doce meses de aplicación sus facturas electrónicas con un PDF que garantice su legibilidad, salvo que el destinatario acepte expresamente recibir únicamente el formato original.
Esto facilitará la transición.
Autónomos pequeños tendrán más margen para los estados de factura
Existe además una transición específica para empresarios persona física y determinadas entidades en atribución de rentas con volumen de operaciones igual o inferior a 8 millones.
La obligación relacionada con determinados estados de la factura se aplicará con un periodo adicional de doce meses respecto de la fecha en que el Real Decreto produzca efectos para el resto de empresarios y profesionales de su grupo. Hasta entonces, esa información tendrá carácter voluntario.
Factura electrónica y VeriFactu no son lo mismo
Esta confusión seguirá apareciendo.
Son dos sistemas diferentes.
VeriFactu
Está relacionado con los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y con la lucha contra el fraude fiscal.
Busca garantizar integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Facturación electrónica B2B
Regula cómo deben emitirse, transmitirse y recibirse las facturas entre empresas y profesionales y cómo se comunican sus estados.
Un programa puede necesitar adaptarse a ambas normas, pero no debemos tratarlas como si fueran la misma obligación.
Qué debería revisar una empresa ahora
Aunque para muchas pymes falten dos años, conviene empezar por cuestiones sencillas.
Programa de facturación
Preguntar al proveedor:
- Si se adaptará al Real Decreto 238/2026.
- Si trabajará con formatos estructurados.
- Si conectará con la solución pública.
- Cómo gestionará los estados.
- Cómo comunicará pagos.
Clientes
Revisar si la facturación es:
- B2B.
- B2C.
- Administración Pública.
- Intracomunitaria.
No todas las operaciones tendrán el mismo tratamiento.
Facturas
Comprobar cómo se generan actualmente.
Si seguimos trabajando manualmente con Word o Excel, la transición será mayor.
Cobros
Conviene mejorar desde ahora la conciliación entre:
- Factura.
- Vencimiento.
- Banco.
- Cobro.
En el nuevo sistema esa información estará mucho más conectada.
Qué debe revisar un autónomo
Para un autónomo con pocas facturas, probablemente la solución pública sea suficiente.
Pero conviene preguntarse:
- Cuántas facturas emite.
- Si necesita automatización.
- Si trabaja con gestoría.
- Cómo comparte documentación.
- Si factura desde móvil.
- Cómo controla cobros.
La opción técnicamente más potente no siempre es la mejor para un negocio pequeño.
Qué ocurre con la asesoría
Las asesorías tendrán un papel importante.
No solo porque puedan ayudar con la adaptación.
También porque los sistemas de facturación deberán intercambiar información correctamente con la contabilidad y las obligaciones tributarias.
Conviene que empresa, proveedor de software y asesoría trabajen coordinadamente.
No conviene esperar a septiembre de 2028
Para una pequeña empresa, dos años pueden parecer mucho.
Pero cambiar un sistema de facturación puede afectar a:
- Software.
- Presupuestos.
- Pedidos.
- Facturas.
- CRM.
- Contabilidad.
- Cobros.
- Archivo.
- Procesos internos.
- Formación del personal.
Si esperamos al último trimestre, cualquier problema técnico se convierte en urgente.
Qué ventajas puede tener el cambio
Aunque nace como obligación, también puede mejorar procesos.
Menos introducción manual
Los datos estructurados pueden pasar automáticamente entre sistemas.
Menos errores
Se reduce la necesidad de introducir facturas a mano.
Mejor control del cobro
Los estados hacen más visible el ciclo de cada factura.
Más trazabilidad
Sabremos mejor qué ocurrió y cuándo.
Mejor integración contable
Puede reducir carga administrativa.
Qué riesgos hay si no nos preparamos
Llegar tarde puede generar:
- Facturas rechazadas.
- Problemas de compatibilidad.
- Clientes que no reciben correctamente documentos.
- Duplicidades.
- Errores contables.
- Pérdida de tiempo.
- Incumplimientos.
La adaptación técnica debe probarse antes de que sea obligatoria.
El calendario definitivo
Con la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026 el 6 de octubre de 2026, comienza formalmente el cómputo.
Por tanto:
Empresas y profesionales con volumen superior a 8 millones de euros:
6 de octubre de 2027.
Resto de empresas y profesionales:
6 de octubre de 2028.
Este calendario sustituye a las estimaciones anteriores que dependían de una orden ministerial todavía pendiente.
Errores frecuentes
Pensar que ya usamos factura electrónica porque mandamos PDF
No es suficiente.
Confundirla con VeriFactu
Son obligaciones distintas.
Creer que todos empiezan a la vez
Hay dos fases.
Pensar que solo afecta a quien emite
También hay obligaciones para el receptor.
Olvidar comunicar pagos
El sistema no termina con la emisión.
Contratar software sin comprobar adaptación
No todos los programas actuales están necesariamente preparados.
Conclusión
La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya tiene calendario.
La Orden HAC/1028/2026 entró en vigor el 6 de octubre de 2026 y activó definitivamente el cómputo previsto en el Real Decreto 238/2026.
Las empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones deberán adaptarse desde el 6 de octubre de 2027.
El resto de empresas y profesionales deberán hacerlo desde el 6 de octubre de 2028.
Pero el cambio va bastante más allá de sustituir una factura en PDF.
Habrá formatos estructurados, plataformas interconectadas, una solución pública gratuita, información sobre aceptación y rechazo de facturas y comunicación de los pagos efectivos.
Por eso, el mejor momento para revisar nuestro sistema de facturación no es la semana anterior a que sea obligatorio.
Es ahora.
