Los impagados son uno de los problemas que más dañan la liquidez de autónomos y pequeñas empresas. El negocio ha entregado un producto o prestado un servicio, ha emitido la factura y ha soportado sus propios costes, pero el cliente no paga en la fecha acordada.
La primera reacción puede ser presentar una demanda. Sin embargo, la vía judicial no siempre es la opción más rápida, barata o adecuada. Antes de acudir a los tribunales existen distintas alternativas que pueden permitir recuperar la deuda, alcanzar un acuerdo o dejar preparada una reclamación posterior con más garantías.
Entre ellas encontramos el requerimiento formal, la negociación directa, la mediación, la conciliación, el arbitraje, el reconocimiento de deuda, el aplazamiento, la dación en pago y la intervención de empresas especializadas.
La elección dependerá del importe, la solvencia del deudor, la relación comercial y la urgencia de cobro.
Por qué conviene intentar una reclamación extrajudicial
Acudir a los tribunales puede ser necesario, pero suele consumir tiempo y recursos.
Costes económicos
Según el procedimiento, pueden existir gastos de:
- Abogado.
- Procurador.
- Informes.
- Peritos.
- Tasas o depósitos en determinados casos.
- Investigación patrimonial.
- Ejecución posterior.
Además, ganar el juicio no garantiza el cobro si el deudor no tiene bienes.
Coste de tiempo
Un procedimiento puede prolongarse durante meses o años. Mientras tanto, la empresa sigue sin disponer del dinero.
Coste comercial
Si el deudor es un cliente habitual con un problema puntual, una demanda puede romper definitivamente la relación. Una negociación razonable puede recuperar la deuda y conservar al cliente.
Comprobar primero que la deuda puede reclamarse
Antes de iniciar cualquier actuación debemos verificar que la deuda es:
- Real.
- Vencida.
- Exigible.
- Determinada o calculable.
- Correctamente documentada.
Documentación básica
Conviene reunir:
- Contrato.
- Presupuesto aceptado.
- Pedido.
- Albarán.
- Factura.
- Correos.
- Mensajes.
- Justificantes de entrega.
- Parte de trabajo.
- Reconocimientos anteriores.
- Fecha de vencimiento.
Cuanto mejor esté documentada la operación, más fácil será negociar y reclamar.
Analizar la solvencia del deudor
Antes de gastar dinero en la reclamación, debemos estudiar si el deudor puede pagar.
Podemos revisar:
- Informes comerciales.
- Cuentas depositadas.
- Información del Registro Mercantil.
- Procedimientos concursales.
- Incidencias de pago.
- Bienes conocidos.
- Actividad reciente.
- Cierre de instalaciones.
- Cambios societarios.
Una deuda jurídicamente clara puede resultar incobrable si no existe patrimonio.
La reclamación amistosa inicial
El primer paso suele ser un contacto cordial.
Confirmar que no existe un error
Puede haber problemas como:
- Factura no recibida.
- Datos bancarios incorrectos.
- Falta de orden de compra.
- Disconformidad con una entrega.
- Error en el vencimiento.
- Ausencia de validación interna.
Resolverlos puede permitir el cobro sin conflicto.
Hablar con la persona adecuada
No siempre basta con contactar al comercial. Puede ser necesario hablar con administración, tesorería o dirección.
Debemos confirmar:
- Que la factura está contabilizada.
- Que ha sido aprobada.
- La fecha prevista de pago.
- Si existe alguna incidencia.
Enviar un requerimiento formal
Si el contacto amistoso no funciona, conviene enviar una comunicación escrita y fehaciente.
Entre las opciones habituales están:
- Correo certificado.
- Burofax con certificación.
- Requerimiento notarial.
- Comunicación firmada y aceptada.
- Plataforma certificada.
El requerimiento debe identificar la fecha, el acreedor, el deudor, la factura, el importe, el vencimiento y el plazo concedido para pagar. Las fuentes de Espacio Pymes sobre cobro extrajudicial destacan precisamente el requerimiento previo como uno de los pasos básicos antes de acudir a juicio.
Para qué sirve
Un requerimiento bien redactado:
- Acredita que se reclamó.
- Interrumpe determinados plazos.
- Fija la posición del acreedor.
- Puede generar presión.
- Facilita una reclamación posterior.
- Abre la puerta a negociar.
Negociar un calendario de pagos
Cuando el deudor reconoce la deuda, pero no puede pagarla de golpe, puede ser mejor pactar un aplazamiento.
Qué debe recoger el acuerdo
Un calendario debería incluir:
- Importe total.
- Fechas de pago.
- Cantidad de cada cuota.
- Cuenta bancaria.
- Intereses, cuando proceda.
- Consecuencias del incumplimiento.
- Vencimiento anticipado.
- Garantías.
- Firma de las partes.
Reconocimiento de deuda
Conviene que el deudor reconozca expresamente la cantidad pendiente. Esto reduce futuras discusiones sobre el origen o importe.
Pedir garantías
Dependiendo de la cantidad, podemos solicitar:
- Aval.
- Fiador.
- Garantía sobre bienes.
- Pagarés.
- Domiciliación.
- Retención de titularidad.
- Pago inicial.
Mediación
La mediación permite que un tercero neutral ayude a las partes a alcanzar un acuerdo.
Ventajas
- Mayor rapidez.
- Confidencialidad.
- Flexibilidad.
- Menor coste.
- Conservación de la relación.
- Soluciones adaptadas.
La persona mediadora no decide quién tiene razón. Facilita la comunicación para que las partes construyan un acuerdo.
Cuándo puede ser útil
Funciona especialmente bien cuando:
- Hay voluntad de negociar.
- Existe relación comercial previa.
- El conflicto no se limita al dinero.
- Las partes quieren seguir trabajando juntas.
- Hay desacuerdos sobre calidad o cumplimiento.
Conciliación
La conciliación es otra vía para tratar de alcanzar un acuerdo antes de la demanda.
En el acto se expone la reclamación, el requerido contesta y pueden aportarse documentos. Si existe acuerdo, este puede ser directamente ejecutable. Si no se alcanza, quedará constancia y podrá continuar la vía judicial.
Ventajas
- Procedimiento sencillo.
- Posibilidad de acudir sin abogado en ciertos supuestos.
- Coste reducido.
- Acuerdo ejecutable.
- Preparación de una reclamación posterior.
Arbitraje
En el arbitraje, las partes aceptan que un tercero decida el conflicto mediante un laudo vinculante.
Diferencia con la mediación
En la mediación, el tercero ayuda a negociar. En el arbitraje, toma una decisión.
Cuándo puede utilizarse
Normalmente es necesario que exista:
- Una cláusula arbitral en el contrato.
- Un acuerdo posterior de sometimiento.
- Adhesión a un sistema arbitral aplicable.
El arbitraje de consumo, por ejemplo, permite resolver determinados conflictos entre consumidores y empresas sin acudir a un juicio ordinario.
Ventajas
- Rapidez.
- Especialización.
- Confidencialidad.
- Decisión vinculante.
- Procedimiento flexible.
Dación en pago o entrega de bienes
Cuando el deudor no dispone de liquidez, puede plantearse que entregue bienes para cancelar total o parcialmente la deuda.
Qué debemos analizar
Antes de aceptar conviene revisar:
- Valor real del bien.
- Titularidad.
- Cargas.
- Costes de transporte.
- Facilidad de venta.
- Fiscalidad.
- Estado de conservación.
Aceptar un bien difícil de vender puede trasladar el problema en lugar de resolverlo.
Compensación de deudas
Si ambas partes se deben dinero, puede acordarse una compensación.
Por ejemplo, si un cliente nos debe 10.000 euros y nosotros le debemos 3.000 por otra operación, puede compensarse la cantidad y quedar un saldo de 7.000.
Debe dejarse documentado para evitar discrepancias futuras.
Empresas de recobro
También podemos acudir a una empresa especializada.
Qué servicios ofrecen
- Contacto con el deudor.
- Seguimiento.
- Negociación.
- Localización.
- Análisis de solvencia.
- Preparación de expedientes.
Qué debemos revisar
Antes de contratar conviene conocer:
- Honorarios.
- Porcentaje sobre lo recuperado.
- Costes mínimos.
- Métodos de actuación.
- Protección de datos.
- Reputación.
- Servicios jurídicos incluidos.
Las prácticas de recobro deben respetar la dignidad, la privacidad y la normativa.
Factoring y seguro de crédito
Estas herramientas se centran más en prevenir o financiar el riesgo.
Factoring
Permite ceder facturas a una entidad para anticipar su cobro. Puede ser con o sin recurso.
En el factoring sin recurso, la entidad puede asumir el riesgo de insolvencia dentro de los términos pactados.
Seguro de crédito
Protege frente al impago de determinados clientes, sujeto a límites, análisis previo y condiciones.
Ambas alternativas tienen un coste, pero pueden aportar estabilidad.
Recuperar el IVA de facturas impagadas
Aunque no recuperemos inmediatamente el principal, podemos estudiar la modificación de la base imponible para recuperar el IVA ingresado a Hacienda.
Esta actuación exige cumplir requisitos, plazos, factura rectificativa y comunicación electrónica. Por eso conviene revisarla cuanto antes.
Cuándo conviene acudir a la vía judicial
Las alternativas extrajudiciales no siempre funcionan.
Puede ser conveniente demandar cuando:
- El deudor niega la deuda sin motivo.
- No responde.
- Incumple acuerdos.
- Está ocultando bienes.
- La cantidad es elevada.
- Existe riesgo de prescripción.
- Necesitamos medidas cautelares.
- Hay patrimonio embargable.
El procedimiento monitorio suele ser útil para deudas dinerarias líquidas, vencidas, exigibles y documentadas.
Errores frecuentes al reclamar impagados
Esperar demasiado
Cuanto más tiempo pasa, menor puede ser la posibilidad de cobro.
Amenazar sin estrategia
Enviar mensajes agresivos puede romper la negociación sin mejorar la posición jurídica.
No dejar prueba de la reclamación
Las llamadas ayudan, pero no sustituyen una comunicación fehaciente.
Aceptar aplazamientos sin garantías
Un acuerdo verbal puede terminar en un nuevo incumplimiento.
Demandar sin revisar solvencia
Podemos ganar y no cobrar.
Olvidar el IVA
La factura impagada puede seguir generando un coste fiscal si no actuamos a tiempo.
La vía judicial no es la única opción para reclamar una deuda. Podemos empezar con contacto amistoso, requerimiento formal, reconocimiento de deuda, calendario de pagos, mediación, conciliación, arbitraje, dación en pago, compensación o ayuda especializada.
La mejor alternativa dependerá de la documentación, la solvencia, el importe y la actitud del deudor.
El objetivo no es solo ganar una discusión. Es recuperar el dinero con el menor coste y riesgo posible.
